Como evitar faltas e atrasos de pacientes

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Organizar pessoas é um desafio e tanto em qualquer área de atuação profissional, e conseguir um comportamento uniforme de um grande público é praticamente impossível. As pessoas são diferentes e imprevistos podem ocorrer com qualquer um. Por isso é tão difícil fazer com que os pacientes compareçam às consultas em dia e hora combinados. E atrasos ou faltas de pacientes se traduzem diariamente em perda de tempo e dinheiro.

Para tentar organizar melhor os atendimentos de pessoas são utilizados as agendas, onde se faz um registro do compromisso do profissional com o paciente e vice-versa, mas este nem sempre comparece por vários motivos.

Para evitar atrasos e faltas, cirurgiões-dentistas e profissionais de saúde já tem por prática confirmar suas consultas através de ligações no dia anterior, o que reduz estas incidências, mas ainda assim acontecem. E existem outras medidas para minimizar ou evitar faltas? Seria possível reduzir ainda mais os atrasos? É possível facilitar esse processo, tornando-o menos custoso e mais produtivo?

E a resposta é SIM! É sim possível realizar o mesmo serviço, com ganho de tempo para sua secretária, reduzindo custo com telefonia e com mais precisão. E é claro que a melhor forma de se fazer isso, com a constante evolução tecnológica e advento da internet é AUTOMATIZAR! Conheça como e quais as vantagens:

Envio de Mensagens Automáticas

Existem no mercado sistemas de envio de SMS para celulares, que podem ser instalados no seu computador, mas estes são muito complexos e pouco integrados. Com o uso de um software odontológico, que já terá em sua base de dados os cadastros de seus pacientes e agenda integrada é possível facilitar esse processo.

Desta forma, é possível programa-lo para enviar lembretes via SMS automaticamente, e até mesmo confirmar cada horário na agenda também de forma automática através da resposta das mensagens pelos pacientes.

Redução de custos

Os custos mensais com telefonia fixa/móvel podem ser reduzidos, já que mensagens SMS são mais baratas – até R$ 0,09 (nove centavos) por SMS – do que ligações, que custam em média, aproximadamente, R$ 1,80 (um real e oitenta centavos) no Brasil.

Secretária/Recepcionista mais produtiva!

Esta tarefa é normalmente realizada com efetividade pela secretária/recepcionista, que muitas vezes precisam até mesmo realizar duas ou três ligações até conseguir contato com o paciente, quando conseguem. Com o sistema automatizado, sua secretária pode usar o tempo que gastaria com ligações com outras tarefas também importantes, como dar mais atenção aos pacientes da recepção por exemplo, além de diminuir seu nível de stress sem esta tarefa tão cansativa.

Garantia de entrega!

Atualmente qualquer pessoa possui um telefone celular e o carrega consigo onde quer que esteja. O envio de mensagem diminui a possibilidade de ligações repetidas muitas vezes sem sucesso. Em caso de caixa postal por falta de bateria ou de sinal da operadora, as mensagens serão entregues assim que o sinal for restabelecido.

Menor invasão

Uma ligação em momento inoportuno pode acabar atrapalhando ou constrangendo seu paciente. Um lembrete ou confirmação via SMS além de evitar estas inconvenientes coincidências, dá a liberdade do paciente responder quando melhor lhe convier.

Mensagens personalizadas

Você pode personalizar as mensagens criando um texto mais pessoal, o que identifica melhor sua conduta preocupada e atenciosa, aumentando a aceitação com o serviço e fidelização de seus pacientes.

Desta forma, é possível reduzir entre 30-40% a incidência de faltas/atrasos de seu consultório, o que se reflete em um aumento dos encaixes e redução de tempo ocioso, gerando maior satisfação dos pacientes, maior ganho financeiro para a clínica e facilidade para todos.

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